Besluit

Besluit

Er werd ons gevraagd om de huidige Tasktool uit te breiden en hierop Trello toe te passen. Trello heeft enorm veel nuttige functies en we hebben deze functies zo optimaal mogelijk proberen te benutten in het project. Trello beschikt over een zeer krachtige filtering, card ageing, archief, labels, bijlagen, en zoveel meer.

Trello had niet alle functies aanwezig die de Howest wenste in hun task application tool. Daarvoor hebben hierbovenop een extra applicatie ontwikkeld die deze functies opvangt. De Howest Tasktool bevat onder andere een printfunctie, een handig overzicht van de huidige taken per werknemer, extra statistieken om de cijfers van een bepaalde periode op te vragen. Daarnaast werd er nog een extra feature toegevoegd waarbij all huidige taken op een grondplan bekeken kunnen worden.

We hebben in het begin zeer lang getwijfeld of we Trello wilden gebruiken of niet. We dachten het zelf beter te kunnen maken en dat het veel makkelijker zou zijn om van nul te starten. Na grondig onderzoek kwamen we tot de conclusie dat Trello zeker geen slechte tool is en tal van functies aanbiedt die de Howest kan benutten in het task management project. De lage instapdrempel van Trello was voor ons de beslissende factor. We zien Trello als een ideaal platform om taken in te geven. Dit gaat zeer snel en op een zeer gemakkelijke manier. Een van de de nadelen hierbij is dat we niet kunnen verplichten dat alle velden ingevuld worden. Maar we rekenen op de punctualiteit van de onthaalmedewerkers dat deze velden correct ingevuld zullen worden.

Het werken via Trello kan wel gevaarlijk zijn, Trello bevat een functie waardoor een lijst van taken met een enkele knop meteen verwijderd (= gearchiveerd) kunnen worden. Als deze taken daarna uit het archief gewist worden, kan deze actie niet meer ongedaan gemaakt worden en zijn alle taken dus verloren. Er bestaat wel zoiets als Trello Business Class, maar dit kost enorm veel geld. De kosten lopen op tot ongeveer 6 euro per persoon per maand. Via de Business Class kan er een backup gemaakt worden van de taken aanwezig op de Trello boarden. Indien de Howest hierin wenst te investeren, verkrijgen ze een grotere zekerheid op het niet verliezen van bepaalde data. Wij hebben de applicatie nu zonder de Business Class ontwikkeld, maar een extra koppeling naar deze database, is slechts een kleine aanpassing in onze applicatie. We hebben besloten om deze data niet in een eigen database (bijvoorbeeld op Azure) te plaatsen, omdat dit onze web applicatie nog meer ging vertragen door een extra API call naar de database.

Via de printfunctie die we voorzien hebben kan nu heel gemakkelijk alle taken van een bepaalde persoon in één keer afgedrukt worden. Daarnaast kan er ook gefilterd worden op deze taken zodat niet telkens alle taken, maar slechts een selectie ervan kan afgeprint worden.

Het grootste probleem met de communicatie via Trello is dat deze soms onderbroken wordt. Het lukt niet altijd om de nieuwste taken in een keer binnen te halen. Maar via een simple refresh van de pagina, is dit opgelost. We hebben enorm hard getwijfeld of we met cache zouden werken of niet. We hebben meermaals de cache toegevoegd en verwijderd van onze applicatie. Als we met cache werkten, dan was dit snelheidsprobleem meteen opgelost, maar werkten we niet met de meest actuele data. Als er in Trello iets geüpdatet wordt, dan werd dit niet meteen duidelijk in de Tasktool applicatie. We hebben uiteindelijk beslist om de cache te verwijderen en met de real time data te werken. Nu werkt de applicatie iets trager, maar werk je tenminste met de data die aanwezig is in Trello op het uiterlijke moment. De applicatie wordt vooral vertraagd door Trello, we hebben al heel wat code optimalisatie geschreven (met grote dank aan Stijn Moreels) waardoor we van ongeveer 20 seconden laadtijd naar een maximale laadtijd van 5 seconden gaan. Gemiddeld laadt de pagina in 2-3 seconden.

De Tasktool webapplicatie werkt met de Active Directory van de Howest, dit betekent dat de applicatie enkel gehost kan worden op een subdomein van de Howest. Tijdens het project konden we dus niet van buitenaf (buiten het Howest-netwerk) inloggen. Door één lijntje code (het lijntje die de authenticatie met de Active Directory regelt) konden we gelukkig hierop wel verder werken. Momenteel staat de applicatie gehost op Azure, maar werkt deze zonder authenticatie. We hadden gevraagd of het mogelijk was om een subdomein van de Howest te kunnen gebruiken, maar hebben hier verder geen respons meer op ontvangen. Doordat we geen subdomein van de Howest ter beschikking hadden hebben we geen websockets geïmplementeerd. Dit is één van de enige zaken die de vernieuwde Tasktool applicatie nog mist.

Trello kan optimaal gebruikt worden om te weten welke taken er nog in de lijst 'To Do' staan en dus blijven liggen. De campusbeheerder ziet in Trello meteen welke taken onafgewerkt blijven en niet goed opgevolgd worden. Hij/zij kan deze taak zeer gemakkelijk verslepen naar de kolom 'In Progress' en er een werker aan toekennen. Trello biedt geen mooi overzicht van wie bezig is met welke taken op een bepaald moment. Hiervoor is de Tasktool een betere oplossing.

In de vorige editie van de Tasktool bleven taken zich maar opstapelen en werd er niet goed opgevolgd hoeveel taken iedere persoon heeft, hoe lang de taken blijven liggen, hoe lang er aan gewerkt werd, enzovoort... De vernieuwde Tasktool bevat 2 zeer nuttige statistieken die de progressie van de campustaken aantonen. Er kan nu veel beter gezocht worden naar de kern van het probleem en deze kan dus beter aangepakt worden. Als men bijvoorbeeld merkt dat het te lang duurt voor verschillende taken uitgevoerd worden, dan kan men bij de Howest eventueel nadenken om een nieuwe werkman/werkvrouw aanwerven.

Om dit lang besluit kort te maken, Trello is een fantastische tool, niet 100% geschikt om te dienen als Howest Tasktool, maar in combinatie met de webapplicatie, is dit ideaal en beschikt de Howest over alle zaken die er verwacht werden van deze nieuwe Tasktool.

Michiel Van Haute

Het Tasktool project was eigenlijk perfect voor mij om te weten te komen wat een groot project allemaal omvatte. We kenden het proces al maar hadden nog nooit het proces doorlopen van een concept uitwerken tot het realiseren ervan. Ik heb in deze projectweek heel wat bijgeleerd zowel het werken in team als het realiseren van een groot project. Aan dit project heb ik me vooral beziggehouden met de backend en dit is redelijk vlot gegaan.

Wanneer ik naar de Tasktool kijk ben ik heel trots en ben ik trots op het front-end team die prachtig werk hebben geleverd en alle nodige data in een goede user interface hebben gegoten.

Nick Spriet

Deze projectweken horen bij de topmomenten van mijn NMCT carrière. Ik vond deze weken enorm boeiend en leerde gigantisch veel bij. Tijdens het project was het normaal de bedoeling dat ik mij ging focussen (samen met Michiel en Stijn) op de backend, maar we merkten al vlug dat 3 personen voor de backend net iets te veel van het goede was. Dus hebben we besloten dat ik mee ging helpen aan de frontend samen met Ilias. Oke, ik geef toe: in het begin liep dit niet zo heel vlot. Ik had een veel te grote achterstand op Ilias qua frontend skills, en mijn deel ging veel te traag vooruit in vergelijking met de rest. Maar door een paar keer thuis extra verder te werken, probeerde ik de anderen terug bij te benen. Naarmate het einde van het project naderde, merkte ik dat de samenwerking steeds vlotter en vlotter verliep. We leerden elkaar beter kennen en konden op die manier veel beter op elkaar inspelen. In deze 4 weken heb ik dus massaal veel bijgeleerd en tal van nieuwe frontend libraries leren kennen. Ik heb er geen moment spijt van gehad om in het frontend-team te zitten.

Als ik terugkijk naar deze afgelopen 4 weken, dan ben ik zeer tevreden met het resultaat dat we bereikt hebben. Ik vind dat we fier mogen zijn op het eindresultaat. Het is tof dat we aan een project hebben kunnen werken die potentieel echt in het bedrijfsleven gebruikt zou kunnen worden. Het geeft een goed gevoel om een project af te leveren die afgewerkt en effectief gebruikt kan worden. Dit lijkt me veel interessanter dan alle kleine projectjes waarmee we wat experimenteren tijdens het jaar.

Als ik 1 tip mag geven aan de NMCT-staff: verwijder deze module zeker NIET uit de opleiding. Dit geeft zeker een meerwaarde aan de richting en toont een eerste stap hoe een bedrijfsleven er in real life aan toe gaat.

Als laatste zou ik mijn teamleden & coaches graag bedanken voor deze aangename en zeer leerrijke 4 weken !

Ilias Ismanalijev

De applicatie is vrij goed gelukt. Het overzicht is een uitstekende hulp voor Trello voor administrators en operatorts door een sterk filtersysteem en het onderscheidt van gebruikers in een kolomsysteem zodat je niet alle gebruikers ziet wanneer je inlogt met je eigen account. Naast het overizcht was ik enorm blij met onze statistieken, ik heb veel geleerd over D3 en SVG. De animaties en architectuur van de statistieken is sterk op punt. We hebben veel unieke features ontworpen dat niet vaak voorkomen in andere applicaties gebassereed op Trello.

Ik werk niet vaak samen met andere mensen maar deze keer was ik enorm blij me het team. Zeker met het Backend team waar ik niet op moest letten en die heel rap reageerden op aanpassingen of bug-fixes kon ik me helemaal focussen op het frontend gedeelte van de applicatie. Het was zeker een meerwaarde om zo'n project in een NMCT opleiding te stoppen, zo leer je echt werken met anderen en een eindproduct afleveren samen met je team. We hebben uiteindelijk iets heel krachtig gemaakt dat echt een meerwaarde zou kunnen bieden aan hogeschool west-vlaanderen en ik hoop nog samen te kunnen werken met dit uitstekende team.

Iedereen heeft zeker een meerwaarde kunnen bieden aan het project en heeft een eigen insteek kunnen stoppen in het project.

Stijn Moreels

Het Tasktool-project was voor mij echt een nieuwe uitdaging. Dit was de eerste keer dat we echt zó veel meer bereikt hebben door in team te werken dan door alles zelf te doen. In het Backend-Team voelde ik me dan ook echt op mijn plaats en probeerde ik elke dag het beste van mezelf te geven.

Ik was ook blij ik de Backend kon delen met Michiel. Dit zou zéker niet zo vlot gelopen hebben zoals het nu gedaan heeft. Ik had echt het gevoel dat we elkaar perfect aanvulden. Onze code paste dan ook perfect in elkaar en was ook gemakkelijk aan te passen. Ook was ik blij dat er een enorm sterk Frontend team bij ons zat, we zouden hopeloos verloren zijn qua Frontend moesten deze mensen het niet onder hun hoede genomen hadden.

Ik kijk terug op dit project met een gevoel van opluchting en trots. Oplichting omdat het 4 hele drukke weken waren met soms gevechten tegen de drang om in het weekend om aan het project te werken. Trots omdat dit waarschijnlijk het grootste project is dat we tot noch toe gemaakt hebben en ik enorm trots ben op het geleverde resultaat.