Technologie Oplossing

Technologische oplossing

Voor de technologische oplossing wordt er van 3 zaken gebruik gemaakt, namelijk een ASP.NET MVC site, een taskbot en Trello zelf. We maken gebruik van ASP.NET MVC omdat we in onze groep het beste kunnen werken met deze technologie (we zijn er het meest mee vertrouwd) en omdat er veel standaard zaken al aanwezig zijn in ASP.NET die productieproces een snelheidsboost geven. Hieronder worden de 3 technologische oplossingen grondig besproken.

Trello

We maken gebruik van de bestaande website Trello om taken toe tekennen aan medewerkers, te filteren en te zoeken op taken en om taken te monitoren. De functies worden hieronder grondig uitgelegd.

Toevoegen nieuwe taak

Taak toekennen

Filteren & zoeken

Monitoring

Verbeteringen (zelf toevoegen) via ASP.NET MVC site.

Web App (ASP.NET MVC)

Aangezien Trello nog over een aantal functies tekort beschikt, hebben we nood aan een extra, aparte applicatie. Deze applicatie vangt de functies op die niet aanwezig zijn in Trello zelf. Hiervoor verkiezen we voor een ASP.NET MVC web applicatie die deze taken zal vervullen.

Overzicht van taken

Er wordt een overzicht gemaakt van alle taken. Op deze taken zullen we filteren op:

Een beheerder kan hierin inloggen met hun reeds bestaande Howest account. Hij/zij ziet dan een overzicht van alle taken die momenteel aanwezig zijn in Trello.

Hierna kan de ingelogde admin filters instellen. Bijvoorbeeld: filteren op een werknemer of op een lokaal om meteen een overzicht te krijgen van alle taken die bezig (in progress) zijn, reeds voltooide taken (done) of taken die net toegevoegd (to do) zijn.

Printen van taken

Alle taken van een bepaalde werknemer kunnen afgeprint worden. Ze worden gegroepeerd tot een soort van tasksheet. Deze tasksheet bevat een QR code die verwijst naar de gefilterde lijst van taken van een board op Trello zelf.

Elke task op het blad heeft een checkbox om de taak af te tekenen met eventueel een lege ruimte om wat extra commentaar te geven.

De tasks worden dan geplaatst onder “in process”.

QR Codes

Op elke geprinte sheet is er een QR code aanwezig die men kan inscannen om vlug de verschillende taken op de tasksheet terug te vinden op Trello.

Op elk Trello board ziet de werkgever vijf verschillende kolommen (to do, in progress, on hold, blocked & done). De werkgever (of admin) kan de tasks verslepen naar de ‘voltooid’ kolom of een taak op ‘blocked’ te plaatsen en hierbij wat commentaar te geven.

Reports

Via de rapportage kan de performantie en efficiëntie van elke werknemer gemeten worden. Er bestaat al reeds een applicatie die je kan integreren met Trello om dit te verwezenlijken.

Deze applicatie bevat volgende functies

Dankzij de uitgebreide API van Trello kunnen nog meer statistieken nagegaan worden die het management (beheer) van alle taken bevorderen.

Er worden op de web app links geplaatst voor eenvoudige navigatie tussen de verschillende onderdelen. Zoals ReportsForTrello of Trello zelf.

Creatieve extra

Als creatieve extra aan de site willen we ook een handige functie toevoegen om de verschillende taken te localiseren. Zo kan een personeelslid gemakkelijk zien op een grondplan van elke campus hoeveel taken er zijn per verdieping. Er staat een aanduiding van het aantal tasks per lokaal. Als je klikt op dit aantal, dan wordt je doorverwezen naar Trello. Aan de hand van de filters krijg je de bijbehorende tasks te zien.

Taskbot

De taskbot neemt allerlei taken in de hand die automatisch uitgevoerd moeten worden op Trello. Sommige taken, zoals lokalen toevoegen worden eenmalig uitgevoerd en sommige taken worden wekelijks of dagelijks uitgevoerd door de Taskbot.

Lokalen toevoegen

De taskbot neemt bij een nieuwe aangemaakt board de taak op zich om lokalen toe te voegen aan Trello. Er wordt per lokaal een nieuw label aangemaakt in Trello.

Op de screenshot ziet u een voorbeeld van een verzameling labels. Via het zoekveld vinden we meteen het juiste lokaal terug.

Deze lokalen worden ook geprint en weergegeven bij het overzicht.

Members

Eventueel kan de bot ook de gebruikers aanvullen met de huidige gebruikersdatabase van Howest. Deze worden dan gebruikers die men kan toevoegen als een member van een task. Deze gebruikers zijn bijvoorbeeld de werknemers.

Roles

Voor te organiseren wie er toegang krijgt tot Trello en/of de web applicatie zijn er verschillende rollen nodig. Zo heb je Worker, Operator en Admin. De Worker is de werknemer, de Operator is de persoon die te taken toekent aan de werknemers en de Admin is de persoon die alles rechten toegekend krijgt en de verschillende gebruikers kan beheren. Hieronder vindt u een overzicht van welke role wat mag doen/kan zien.

(Non-Worker) Worker Operator Admin
Trello X X
[Web App] Overview X X
[Web App] Personal overview X
[Web App] settings X
[Web App] Graphics X