De gebruikershandleiding voor de Administrator

#Administrator

Instellingen beheren

Externe gebruiker toevoegen aan de Tasktool

Het aanmaken van een Externe Gebruiker gebeurt via het klikken op de knop “Maak Externe Gebruiker”. Deze knop bevindt zich boven de lijst met alle gebruikers.

Wanneer u op deze knop klikt zult u volgend scherm te zien krijgen.

De voornaam en naam zijn verplichte velden, daarnaast kan als extra ook het e-mailadres, bedrijfsnaam en telefoonnummer meegegeven worden.

Externe gebruiker verwijderen van de Tasktool

Het verwijderen van een externe gebruiker gebeurt in het tabblad “Instellingen”. Boven alle gebruikers dat u te zien krijgt zijn er verschillende filters, knoppen & vinkjes. Eén ervan is “Toon Externe Gebruikers”. Wanneer dit vinkje aangevinkt is, ziet u de verschillende externe gebruikers die in het systeem aanwezig zijn.

Naast elke externe gebruiker vind u een knop “Verwijder”. Wanneer u hierop klikt zal deze gebruiker uit het systeem, en bijgevolg ook op Trello, verwijderd worden.

Beheren van Niet-Werkers

Het tonen van de “Niet-Werkers” gebeurt door op het vakje naast de titel “Toon Niet-Werkers” te klikken. Wanneer dit vinkje is aangevinkt, zullen de resultaten veranderen en woorden ook de “Niet-Werkers” (Personen die ook niet in Trello zitten) weergeven in de lijst. U vindt in de lijst alle personen terug die geregistreerd zijn als personeelslid bij de Howest. Concreet wordt er dus een virtueel Trello-account aangemaakt als een persoon 'promoveert' van niet-werker naar werker.

Gebruiker zoeken

Op de instellingen-pagina vind u een zoekveld waar er naar verschillende gebruikers gezocht worden. Bij het typen van karakters in dit tekstvak zal de lijst met gebruikers zich aanpassen volgens uw zoekopdracht. Op deze manier kunt u veel vlugger de juiste persoon terugvinden die u zoekt.

Gebruiker veranderen van rol

Een gebruiker heeft standaard de rol van “Niet-Werker”. Als u deze rol wilt aanpassen moet u via het menu naar “Instellingen” gaan. Wanneer u dan de verschillende gebruikers te zien krijgt, ziet u per gebruiker zijn rol aangeduid door een roze blokje (“Niet-Werker”, “Werker”, “Werkgever”, “Administrator”). Als u iemand van rol wilt veranderen, klikt u op de gewenste rol naast die persoon.

OPGEPAST! Wijzigingen worden pas opgeslagen als u links bovenaan (boven de lijst van gebruikers) op de knop “Bewaren” klikt.

Het is mogelijk om meerdere gebruikers in een keer aan te passen van rol. Wanneer u klaar bent en alle personen waarvan u de rol wilt aanpassen, hebt gewijzigd, dient u deze wijzigingen nog op te slaan, vergeet dit niet !! De “Bewaren”-knop zal pas klikbaar worden als er een verandering optreedt in de rollen van de personen.

Archief Beheren

Binnen onze applicatie is er een mogelijkheid om alle taken (Gearchiveerd en niet) te zien in een tabelvormig uitzicht. Het startoverzicht is vooral bedoeld om een overzicht te hebben van de taken die toegekend zijn en die op dit moment in uitvoering zijn.

Het archief geeft ook een overzicht van de afgewerkte en geblokkeerde taken (voor de volledigheid kunnen hier ook de taken bekeken worden die nog moeten gebeuren = 'to do'). Taken die als “Heel Dringend” zijn gemarkeerd, zijn in het archief in het roze aangeduid.

Archief per Campus

Het archief is zo opgemaakt dat de gegevens voor elke campus worden getoond. Het wijzigen hiervan kan gebeuren door in de linkerbovenhoek op het vakje met “Selecteer campus” te klikken. Bij het klikken hierop, worden alle beschikbare campussen weergegeven in een alfabetische lijst door gebruik te maken van de respectievelijke initialen. Het selecteren van een campus wijzigt dan de verschillende taken die weergegeven worden in de lijst.

Archief Sorteren

De sorteer functie zit ingebakken in de tabel. Wanneer u bijvoorbeeld wilt sorteren op de beschrijving van een taak, klikt u op de titel van de tabel “Naam”. De gegevens worden dan alfabetisch gesorteerd op de naam van iedere taak. U ziet dat het oplopend gesorteerd is door het omgekeerde zwarte driehoekje naast de titel. Het aflopend sorterend van de gegevens kan gebeuren door nogmaals op de titel te klikken.

Grafieken Beheren

Bij het klikken op het “Statistieken”-Menu krijgt u een overzicht te zien van de beschikbare statistieken: “Performantie-index” & “Reactie-Doorlooptijd”. De grafiek op onderstaande afbeelding geeft een beter idee van de Performantie-index. Het toont de progressie van de performantie-index over een bepaalde tijd. Op die manier kan er bijvoorbeeld opgevolgd worden of de bijgekomen taken zich steeds maar opstapelen ofwel net verminderen. Bovenaan vindt u ook een aantal cijfers die u vlug een eerste indruk geven van de stand van zaken. Ze tonen het aantal taken per campus op voor een bepaalde periode. Als er op dit cijfer geklikt wordt, dan kan u deze taken in detail bekijken.

Grafieken filteren per campus

De grafieken die beschikbaar zijn vindt u onder het menu-item: “Statistieken”.

De grafieken zijn standaard gefilterd op “GKG”. Het wijzigen hiervan gebeurt in het Statistieken menu dat zich in uw linkerbovenhoek bevindt. Wanneer u op de filter van de campussen klikt, verschijnt er een lijstje met de beschikbare campussen. Bij het klikken op de gewenste campus past de data van de grafieken zich aan tenopzichte van uw keuze.

Grafieken aanpassen volgens datum

Standaard worden de statistieken van de afgelopen maand getoond. Wanneer u op de filter klikt (Standaard “30 Dagen”), verschijnt een lijst met de beschikbare periodes waaruit u kunt kiezen. Er kan gekozen worden om statistieken te tonen van de vorige dag, de afgelopen week, maand, 3 maanden of 6 maanden.

Bij het klikken op de gewenste periode zullen de grafiek veranderen volgens de gemaakte keuze.

Gegevens exporteren

De gegevens die getoond worden in de grafieken kunnen ook geëxporteerd worden naar een CSV-bestand. Dit bestand kan geopend worden in Excel zodat u deze cijfers lokaal kunt bijhoud uw eigen grafiek kunt maken, indien u dit wenst.