De gebruikershandleiding voor de Onthaalmedewerker

#Onthaalmedewerker

Aan de slag met de Tasktool

Hallo werkgever! In deze korte handleiding willen we u een snelle rondleiding geven over de Howest Tasktool en over het aanmaken/toekennen van taken in Trello.

Via de Tasktool krijg u een duidelijk overzicht van alle taken die momenteel in behandeling zijn. Daarnaast kunt u de taken in wacht en de geblokkeerde taken raadplegen. Het overzicht is onderverdeeld in de verschillende werknemers van een bepaalde campus. Zo krijgt u meteen te zien wie wat aan het doen is.

U hebt ook toegang tot Trello. Hierin worden de taken aangemaakt en toegekend aan een bepaalde werker. Via Trello kan de status ook aangepast worden van een taak. Maar... dit kan ook via de Tasktool applicatie.

Overzicht van de Taken

Na het inloggen op onze applicatie wordt u direct naar het overzicht van alle taken gebracht. Dit overzicht is een redelijk uitgebreide pagina en biedt verschillende mogelijkheden.

Een overzicht van taken kunt u zowel in Trello als in de Tasktool raadplegen. Trello toont de taken echter per status. In de Tasktool werd er gekozen om de taken onder te verdelen in de verschillende medewerkers. Dit geeft een beter overzicht en toont de actieve taken van elke medewerker. Op deze manier kun je op een zeer vlugge manier bekijken wie waarmee bezig is. Het overzicht bevat dus enkel de taken waar een medewerker aan toegekend is. Indien u vergeten bent om een medewerker toe te kennen aan een taak, dan zal u deze taak niet terugvinden in de Tasktool. U dient dan eerst terug te keren naar Trello en een persoon toe te wijzen aan een bepaalde opdracht.

Op het overzicht ziet u grijze kolommen, deze stellen de verschillende werkers voor (roze titel boven elke strook). Per werker zijn er verschillende onderdelen onder zijn naam: “In Behandeling”, “In de Wacht” & “Geblokkeerd”. Onder elke onderverdeling vind u dan de verschillende taken die aan deze status voldoen. Elke 'card' is één taak. Op elke 'card' wordt de titel, het lokaal (indien toegevoegd) en de aanmaakdatum getoond. Daarnaast worden er icoontjes voorzien die aantonen dat de taak extra details (zoals bijvoorbeeld een extra beschrijving of bijlagen) bevat. Op elke taak zijn er drie knoppen die u toelaten om de taak te veranderen van status. Het linkse icon zal de taak verschuiven naar “Geblokkeerd”. Het middelste icoon zal de taak met een “In Wacht” status markeren en het rechtse icon zorgt ervoor dat de taak op “Afgewerkt” wordt gezet. Bij het kiezen van één van deze acties wordt er een extra venster geopend waar een reden en een eventuele bestelnummer (indien de taak op 'In Wacht' geplaatst wordt) kan ingevuld worden en waar links de volledige taak nog eens kan bekeken worden. Taken die als “Heel Dringend” gemarkeerd zijn, worden door middel van een rode driehoek in de linkerbovenhoek gekenmerkt (samen met een rode titel).

Aan elke taak kunnen er foto's of andere bijlagen gekoppeld worden. Deze extra's per taak zijn terug te vinden door in het overzicht op de taak zelf te klikken (titel of witte gedeelte).

Na het klikken opent er zich een extra ruimte onder de kaart waar de details van die taak te vinden zijn. Bij deze details horen beschrijving, bijlagen, commentaar, deadline & extra personen die eventueel meer info geven wat de taak juist inhoud.

Het toevoegen van een bijlage aan een taak kan ook in onze applicatie gebeuren. Klik hiervoor op de knop “Bestand Toevoegen”. Er opent een nieuw venster waar er bestanden ingesleept of opgeladen worden.

Filteren op Campus

Bij het laden worden standaard de taken van de campus “GKG” getoond, maar deze instelling kan natuurlijk gewijzigd worden. Het filteren op campus gebeurt in de linkerbovenhoek, boven alle borden van de verschillende werkers.

Filteren op Lokaal

Door op het lokaal te klikken krijgt u een lijst te zien met alle lokalen waar er een taak aan toegekend is. In dit veld kan er ook getypt worden om zo het lokaal te vinden. Naast elk lokaal vindt u een getal dat aangeeft hoeveel taken er te zien zijn voor dit gekozen lokaal.

Filteren op Werker

Het filteren op een werker werkt hetzelfde als bij lokalen. U kan de lijst van de werkers bekijken of u kan een werker zoeken door in het veld te typen. Naast elke werker vindt u een getal dat aangeeft hoeveel taken er toegekend zijn aan deze werker.

Filteren op Dringende Taken

Wanneer u de dringendste taken wilt zien, kan u bovenaan de slider naar rechts verplaatsen. De lijst met taken beperkt zich dan tot alleen de meest dringende.

Aan de slag met Trello

Trello is een bestaande tool waarbij je gemakkelijk lijsten en kaarten kunt aanmaken. Bij deze implementatie is het zo dat elk Trello board een campus voorstelt. Binnen de verschillende campussen zijn er lijsten waaraan taken kunnen toegevoegd worden namelijk 'To Do', 'In Progress', 'On Hold', 'Blocked' en 'Done'.

Taak toevoegen in Trello

Wanneer er een nieuwe taak is, moet die toegevoegd worden onder de lijst 'To Do'. U kunt deze taak toevoegen door onderaan op “Add a card...” te klikken. Iedere 'card' stelt een bepaalde taak voor. In het tekstvak die tevoorschijn komt kan er een titel ingevuld worden. Het opslaan gebeurt via de knop “Add” (opgelet: als u niet op 'Add' klikt, dan zal de taak niet toegevoegd worden).

Beschrijving toevoegen aan taak

Wanneer de kaart is aangemaakt kan er kan er op dekaart geklikt worden en een beschrijving toegevoegd worden door te klikken op “edit this description”

Lokaal toevoegen aan taak

Het toevoegen van een lokaal gebeurt aan de hand van labels. In het menu dat tevoorschijn komt door op het pijltje in de rechter onderhoek te vinden is. Het zoeken op een label (lokaal) kan gebeuren in het zoekveld boven alle labels ofwel kunt u door de lijst scrollen en een lokaal selecteren. Niet alle lokalen worden meteen getoond in Trello. Om de lijst van alle taken te tonen kunt u klikken op 'Show more labels'. Als een lokaal geselecteerd en toegevoegd is, staat er een vinkje naast bij het corresponderende label.

Dringendheid toevoegen aan taak

De dringendheid van een taak wordt in de vorm van labels gekenmerkt (net zoals de lokalen). Er kan aan elke taak de mogelijkheid van “Very Urgent” toegevoegd worden. Bij het klikken op het label wordt deze toegevoegd aan de kaart.

Commentaar toevoegen aan taak

Door het klikken op de taak zelf (niet op het “Bewerk”-icon rechts van de card) wordt er een nieuw venster geopend waar nieuwe en bestaande info van de card kan gewijzigd of aangemaakt worden. Hier kunnen bijvoorbeeld ook labels toegevoegd of gewijzigd worden . Onder het titeltje Activity bevindt er zich een tekstveld om commentaar/opmerkingen toe te voegen. Op deze manier kunt u opvolgen wat er met de taak gebeurd is of zelf extra commentaar geve nop een taak.

Foto of bestand toevoegen aan taak

Het toevoegen van bijlagen gebeurt in het detailscherm van elke card. Een foto, pdf, ... kunnen allemaal via de rechter knop “Attachment” aan een card gekoopeld worden. Bijlagen worden upgeload via de eigen computer, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive... Trello ondersteunt ook een 'drag en drop systeem'. Je kunt nieuwe bestanden uploaden door ze naar de card te slepen.

Werkers toewijzen aan taak

Het toewijzen van een taak gebeurt als volgt:

De member toevoegen kan door op de kaart te kikken en bij members een werknemer te selecteren. Er kunnen ook verschillende werknemers aan één taak gekoppeld worden